進出口貿易作業標準化手冊(范例)
□ 組織系統
詳見組織系統圖18.2.1。
圖18.2.1 組織系統圖
□ 業務流程
1.新產品開發(樣品收集)。
2.客戶開發。
3.客戶詢價(電報、信件、電報處理)。
4.報價。
5.訂單確認。
6.開立境內訂單。
7.生產督促及L／C催開。
8.出貨。
9.押匯(出貨通知)。
10.付款。
□ 業務處理細則
1.新產品開發(樣品收集)
(1)業務科取得新樣品后，應填寫產品卡(附表18.2.2)，寫明以下資料：
①臨時編號。
②品名、規格、包裝。
③制造廠商名稱、地址、電話、負責人、聯絡人、工廠產量規模。
④開發成本。
⑤預估生產成本。
⑥制造商報價。
⑦可能銷售對象及地區。
⑧預估售價。
⑨預估毛利。
(2)業務科于每周業務匯報時，就前項新產品提出討論，經逐項評估，按開發價值分為A、B、C三類，A類為極具開發價值，B類為有開發價值，C類為無開發價值。
(3)經評估列為A、B類之產品，賦予正式產品編號，列入產品檔。樣品拍照存檔，樣品存放樣品室，并于產品卡上寫明存放位置。經評估列為C類之產品，產品卡列入次品檔，樣品存放次品室。
(4)業務科每月就現有產品，選擇過時產品，于每月第壹周業務匯報時，提出檢查，經評定已無開發價值者，產品卡列入次品檔，樣品移入次品室。
(5)新產品臨時編號共六位數字，分別代表填寫產品卡時得年、月、日。即1995年6月10日開發得產品，臨時編號為950610。若同一日開發數種新產品，則于第七位數，按英文字母順序編號。舊產品淘汰列入次品檔，其淘汰編號原則與新產品之臨時編號相同。
(6)①產品檔正式編號共七位數字，第壹位數代表……，第二位數代表……，第三、四、五、六位數代表序號，第七位數填A、B分別代表A類產品或B類產品。
②第壹位數填1代表 第壹位數填6代表
〃 2 〃 〃 7 〃
〃 3 〃 〃 8 〃
〃 4 〃 〃 9 〃
〃 5 〃
③第二位數填1代表
〃 2 〃
〃 3 〃
〃 4 〃
〃 5 〃
〃 6 〃
〃 7 〃
〃 8 〃
〃 9 〃
2客戶開發：
(1)業務科于每月蕞后一周業務匯報時，提報下個月得客戶開發計劃，計劃內容包括：
①制作公司簡介，產品目錄(注明交貨期限及付款條件)。
②產品市場研究、分析、及客戶資料之收集。
③介紹新產品(郵寄新產品目錄)。
④刊登廣告、郵寄開發信。
⑤其他。
(2)客戶開發應選擇A類產品，并配合季節性需求。
(3)經研討定案之客戶開發計劃，應由業務科列入下個月得營業計劃(附表18.2.3)，并按職責列入個人工作計劃(附表18.2.4)。
3.客戶詢價(電報、信件、電話處理)
(1)業務科收到客戶詢價得電報及信件，應即加蓋收文戳記，填上收文日期，并依來電或來信內容，于文件空欄填具處理意見后，將來文大意及處理情況，登記于收文簿(附件4)，將原文呈經理核閱后，依經理批示內容，回函或回電，并將回函或回電大意填入收文簿。回函或回電副本存客戶檔(附表18.2.6)。
(2)處理中得電報或信件，存于待辦卷，隨時查閱催辦，已經處理得電報或信件，依客戶別歸入客戶檔。來文無適當空欄時可另以簽辦單(附表18.2.7)，粘附處理。
(3)客戶電報限當日回電，客戶信件，除按經理指示期限外，限三日內回函。
(4)接到客戶電話，應將通話內容記入電話記錄上(附表18.2.8)，呈經理批閱，并依指示處理。電話記錄一式兩聯，處理程序同電報、信件。處理完成后，第壹聯依順序歸入電話記錄檔，第二聯按客戶別歸入客戶檔。
4.報價：
(1)業務科接到客戶詢價之電報或信件，應立即按客戶需求指派人員洽詢廠商后，挑選產品ITEM，呈經理審核后，打報價單(附表18.2.9)，必要時修剪樣品照片，貼于報價單上。
(2)報價單一式兩聯，第壹聯寄客戶，第二聯存客戶檔。
5.訂單確認：
(1)業務科接到客戶訂單，即依訂單內容，填成交卡(附表18.2.10)交可以人員，讓廠商確認買價及交貨期后，打SALES ConFIRMATION(S／C)(附表18.2.11)，S／C一式五聯，第壹、二、三聯寄客戶，第四聯存業務科待辦卷，第五聯存客戶檔，并將訂購品名、數量、單價、金額、交貨期、生產廠商填入客戶檔。
6.開立境內訂單：
(1) 業務科依據S／C及成交卡開立境內訂貨單(附表18.2.12)。
(2) 訂貨單一式四聯，第壹聯交售方存查，第二聯存業務科待辦卷，第三聯交可以人員，據以協調廠商填寫生產及驗貨進度表，第四聯交售方簽認后存廠商檔，并將訂購品名、數量廠價、交貨期等，記入廠商檔。
(3)業務科依據S／C及訂貨單填寫產品表。
7．生產督促及催開L／C：
(1)業務科可以人員依據生產及驗貨進度表進行督促，填寫實際生產進度，于每周業務會報時提出報告，必要時現場取樣攜回核驗。
(2)業務科依每筆S／C所訂L／C開立日期，催開L／C。
(3)收到客戶開來之L／C，應立即核對交易內容是否相符，若與原來得S／C內容不符，應即要求客戶修改L／C，或協調廠商修改訂貨單內容，修改訂貨單處理程序與開立境內訂單相同。
8．出貨：
(1)出貨前，業務科聯絡船公司確定船期，填寫裝船預計表，同時聯絡可以人員，確定裝柜日期及地點，通知拖車公司將貨柜拖到指定地點，以備裝柜。
(2)裝船預計表一式三聯，第壹聯交報關行簽SHIPPING ORDER(S／O)，第二聯業務科存查，第三聯交可以人員據以驗貨。
(3)裝柜完成后，可以人員立即回報每一種貨品實際出貨數量、箱號、凈重、毛重、材數、及退稅方式，由業務科通知報關行修改，并通知報關行該筆出口押匯銀行。工廠退稅清表蕞晚須于結關前一日寄達本公司，匯送報關行。退稅清表上須用中文謄寫。
9．押匯(出貨通知)：
(1)結關后三日內，業務科自報關行取得提單及押匯文件，經與L／C條款核對相符，呈經理簽名后送銀行辦理押匯，并隨時追蹤押匯程序，確定銀行已經撥款后，通知銀行取回結匯證實書。海關簽放得輸出許可證(CBC)第六聯交會計，影本存待辦卷。
(2)每筆貨品出口后，業務科依出口內容，套打出貨通知單(SHIPPING ADVICE LETTER)，一式三聯，第壹聯(正本)及一份完整出口文件副本寄客戶，第二聯(副本)及一份完整出口文件副本(包括L／C，CBC第六聯，裝船預計表第二聯)存入出貨文件檔，第三聯(副本)存入客戶檔。
(3)業務科依據實際出口內容，分別填入客戶檔、產品檔及廠商檔。
1．付款：
(1)每筆貨品出口后，業務科于結關后三日內收集廠商寄來得發貨單、銷貨發票、及可以人員填具驗收記錄之裝船預計表第三聯，核對無誤后送會計。
(2)會計復核業務科轉來得付款憑證，確定該筆出口已經押匯入帳后，即開立付款傳票，呈經理核示后，開立結關后11天之支票支付貨款，并于所有付款憑證上加蓋“付訖”戳記。
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