信息化的典型問(wèn)題
IT在企業(yè)中作用無(wú)需多言，即使是規(guī)模不大的企業(yè)，至少也會(huì)有財(cái)務(wù)系統(tǒng)、進(jìn)銷(xiāo)存和小型MES系統(tǒng)等等。大企業(yè)更是如此，IT系統(tǒng)的發(fā)展也是紛繁復(fù)雜，不僅覆蓋營(yíng)銷(xiāo)、生產(chǎn)、研發(fā)、供應(yīng)鏈、服務(wù)等核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域，還包括人力資源、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)、辦公等管理支持的功能。在這個(gè)信息化建設(shè)鋪天蓋地的大潮中，業(yè)務(wù)和IT之間的矛盾是一個(gè)持久的話(huà)題。
這其中有一些典型的問(wèn)題，比如這樣的場(chǎng)景_
1.系統(tǒng)上線(xiàn)不易，經(jīng)過(guò)策劃開(kāi)發(fā)實(shí)施，費(fèi)了好大勁結(jié)果總還是不滿(mǎn)意；
2.系統(tǒng)上線(xiàn)運(yùn)行感覺(jué)還不錯(cuò)，可是過(guò)了兩年就變得怨聲載道；
3.業(yè)務(wù)部門(mén)常抱怨IT是瓶頸，我們要的功能到他們那里就打折扣，能力不足總找各種借口；
4.IT總是很委屈，業(yè)務(wù)部門(mén)要的功能總是不能一次性說(shuō)清楚，今天提一個(gè)明天提一個(gè)，系統(tǒng)不是這樣干出來(lái)的;
5.系統(tǒng)建設(shè)總是補(bǔ)丁摞補(bǔ)丁的方式，最后發(fā)現(xiàn)這些系統(tǒng)都成為孤島而不能相互聯(lián)通……
這些都是很具有代表性的現(xiàn)實(shí)。不過(guò)值得慶幸的是，現(xiàn)在越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始明白了一個(gè)基本的道理_IT系統(tǒng)的結(jié)果是開(kāi)始于設(shè)計(jì)的，IT技術(shù)本身從來(lái)就不是障礙。盡管如此，如何能夠做好這個(gè)設(shè)計(jì)工作，依然是讓很多企業(yè)一籌莫展的問(wèn)題。下面我們就從IT規(guī)劃說(shuō)起。
IT規(guī)劃始于業(yè)務(wù)架構(gòu)
企業(yè)做IT規(guī)劃的時(shí)候，總是首先要從業(yè)務(wù)架構(gòu)出發(fā)_近些年企業(yè)越來(lái)越多的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)充分說(shuō)明了這一點(diǎn)。調(diào)查數(shù)據(jù)表明，國(guó)內(nèi)企業(yè)成功上線(xiàn)ERP的大概比例是46_，這還不包括上線(xiàn)之后存在很多問(wèn)題的情況。
企業(yè)IT規(guī)劃的路徑_從業(yè)務(wù)架構(gòu)，到功能架構(gòu)，最后到技術(shù)架構(gòu)。
業(yè)務(wù)架構(gòu)
業(yè)務(wù)架構(gòu)描述的是一個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)和關(guān)系。包括企業(yè)有哪些業(yè)務(wù)功能模塊、業(yè)務(wù)域、業(yè)務(wù)單元構(gòu)成？企業(yè)的價(jià)值鏈結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)模式是怎樣的？有哪些業(yè)務(wù)場(chǎng)景，以及描述這些業(yè)務(wù)場(chǎng)景的結(jié)構(gòu)和邏輯關(guān)系。這個(gè)過(guò)程不需要到細(xì)節(jié)的操作流程，操作流程是IT系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)施層面的事情。
業(yè)務(wù)架構(gòu)是管理和業(yè)務(wù)人員來(lái)完成的工作，不是技術(shù)工作。或者說(shuō)是業(yè)務(wù)架構(gòu)的技術(shù)，而不是IT技術(shù)。業(yè)務(wù)架構(gòu)通常并不如想象中的容易，不只需要基于對(duì)業(yè)務(wù)本身系統(tǒng)性的理解，更需要結(jié)構(gòu)化概念思維和模型化表達(dá)，這其中還涉及到業(yè)務(wù)之間的關(guān)系、管理之間的關(guān)系，以及業(yè)務(wù)和管理之間的關(guān)系。
業(yè)務(wù)架構(gòu)是需要團(tuán)隊(duì)來(lái)完成的，需要能夠把握頂層整體架構(gòu)的架構(gòu)師，還有業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)，是多層面、多維度、多業(yè)務(wù)系統(tǒng)共同工作的結(jié)果。
功能架構(gòu)
功能架構(gòu)就是在業(yè)務(wù)架構(gòu)基礎(chǔ)上，考慮如何用IT系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)其中的哪些功能。包括企業(yè)IT建設(shè)的整體藍(lán)圖、架構(gòu)的原則和標(biāo)準(zhǔn)，還有這些IT系統(tǒng)之間的關(guān)系，以及IT系統(tǒng)與人工之間如何協(xié)作。
功能架構(gòu)是業(yè)務(wù)架構(gòu)和技術(shù)架構(gòu)之間的橋梁，既要考慮業(yè)務(wù)的需要，也要考慮IT系統(tǒng)的功能特征。其中，IT系統(tǒng)功能規(guī)劃的邊界是一個(gè)典型問(wèn)題。
有時(shí)候企業(yè)會(huì)面臨這樣的選擇_要實(shí)現(xiàn)某一個(gè)業(yè)務(wù)模塊的IT化，是開(kāi)發(fā)一個(gè)新的系統(tǒng)，還是在現(xiàn)有IT系統(tǒng)中進(jìn)行功能的擴(kuò)展？這樣的問(wèn)題就是功能架構(gòu)要回答的。如果在現(xiàn)有IT系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)行功能的擴(kuò)展，這樣做的結(jié)果是不是能夠滿(mǎn)足未來(lái)我們對(duì)于這個(gè)業(yè)務(wù)模塊的信息化需求？如果只是實(shí)現(xiàn)了其中的一部分功能，而更多的功能是通過(guò)這種擴(kuò)展的方式無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，還是需要再開(kāi)發(fā)一個(gè)系統(tǒng)。那么也就意味著未來(lái)我們可能要面臨一個(gè)窘境_擴(kuò)展功能受限，而重新開(kāi)發(fā)會(huì)擔(dān)負(fù)更高的成本。
從經(jīng)濟(jì)意義上來(lái)說(shuō)，規(guī)劃的價(jià)值就在于用盡可能小的成本確保預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
如此，功能架構(gòu)不是一項(xiàng)單純的業(yè)務(wù)工作，也不是單純的IT工作。業(yè)務(wù)人員更理解需求，IT人員考慮技術(shù)路線(xiàn)，這個(gè)過(guò)程是需要對(duì)話(huà)的，是業(yè)務(wù)和IT共同完成的工作。
技術(shù)架構(gòu)
技術(shù)架構(gòu)就是在功能架構(gòu)之后，實(shí)現(xiàn)這些功能的技術(shù)策略。包括基礎(chǔ)設(shè)施和系統(tǒng)設(shè)計(jì)，選擇什么語(yǔ)言、什么框架、什么數(shù)據(jù)庫(kù)，如何部署、如何通信等等。
技術(shù)架構(gòu)是純技術(shù)性質(zhì)的規(guī)劃工作，是由IT架構(gòu)師來(lái)完成的，接續(xù)才是IT系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和實(shí)施的具體的工作。
功能架構(gòu)和技術(shù)架構(gòu)可以是企業(yè)IT規(guī)劃的整體藍(lán)圖，也可以應(yīng)用于對(duì)單個(gè)IT系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)。
現(xiàn)在我們把視角從整體的IT規(guī)劃拉近到單個(gè)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)。業(yè)務(wù)和IT之間總有解不開(kāi)的矛盾，主要原因在于業(yè)務(wù)人員和IT人員之間沒(méi)有一個(gè)很好的彼此溝通的語(yǔ)言，都是在自己的語(yǔ)境和邏輯中自說(shuō)自話(huà)。
哪里找這樣的語(yǔ)言？答案是流程。
從軟件需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)說(shuō)起
這里我們要提到“軟件需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)”，這是軟件在開(kāi)發(fā)之前需要確認(rèn)的需求說(shuō)明文檔，類(lèi)似于業(yè)務(wù)和IT人員為軟件開(kāi)發(fā)約定的一個(gè)“合同”。這個(gè)“合同”需要描述IT系統(tǒng)功能、性能、數(shù)據(jù)的需求，也要描述開(kāi)發(fā)的目標(biāo)、過(guò)程和標(biāo)準(zhǔn)。
軟件需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)一方面是業(yè)務(wù)人員和IT人員對(duì)話(huà)的語(yǔ)言，另一方面也是IT人員系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、測(cè)試以及最后驗(yàn)收的依據(jù)，她對(duì)于軟件開(kāi)發(fā)的重要性是不言而喻的。
軟件需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)有不同的格式，包括ISO也給出了參考目錄，但要說(shuō)明的內(nèi)容是大體相同的。
軟件需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)主要內(nèi)容_
- 引言:主要包括目的、對(duì)象、背景、術(shù)語(yǔ)定義和參考資料。
- 任務(wù)概述:主要包括目標(biāo)、運(yùn)行環(huán)境、條件和限制。
- 功能需求:主要包括功能描述、流程圖、崗位角色、數(shù)據(jù)字典、系統(tǒng)接口。
- 性能需求:主要包括數(shù)據(jù)精確度、時(shí)間特性和適應(yīng)性。
- 運(yùn)行需求:主要包括用戶(hù)界面、硬件接口和故障處理。
- 其他需求:如可實(shí)用性、安全保密、可維護(hù)性和可移植性等。
在以上列舉的內(nèi)容中，業(yè)務(wù)和IT之間主要討論的就是功能需求，而通常的問(wèn)題也就出在這里。
很多時(shí)候，業(yè)務(wù)向IT提出的功能需求是不夠完整、不夠詳細(xì)的，他們也并不一定清楚這樣的需求應(yīng)該包括哪些要素，以及用什么方式來(lái)表達(dá)。可能只是粗略的流程圖，甚至只有功能的列表。
企業(yè)IT系統(tǒng)的應(yīng)用有不同的量級(jí)，如果需求不夠詳盡，開(kāi)發(fā)一個(gè)簡(jiǎn)單的系統(tǒng)可能問(wèn)題還不大，要是系統(tǒng)相對(duì)比較復(fù)雜那就是災(zāi)難了。需求越粗糙，IT發(fā)揮的空間就越大，結(jié)果的偏差也就越大。
需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)中的功能需求應(yīng)該表述哪些內(nèi)容？我們可以用下面這張圖來(lái)表述。
她的內(nèi)容應(yīng)該包括_
流程圖_系統(tǒng)要運(yùn)行哪些流程？這些流程不是簡(jiǎn)單的邏輯圖，應(yīng)該是非常詳細(xì)的，比我們通常用來(lái)描述業(yè)務(wù)的流程圖還要精細(xì)。比如我們描述業(yè)務(wù)的時(shí)候可能并不需要精確的表達(dá)一些審批環(huán)節(jié)的退回路徑，而面對(duì)系統(tǒng)我們就必須精確的告訴她要怎么走。從這一點(diǎn)上來(lái)說(shuō)，IT完全沒(méi)有人類(lèi)的聰明。
權(quán)限表_系統(tǒng)中有哪些用戶(hù)，這些用戶(hù)擁有怎樣的權(quán)限？這個(gè)比較容易理解，必須賦予使用者某些活動(dòng)的權(quán)限，他們才能操作這些系統(tǒng)的流程。
控制矩陣_系統(tǒng)中應(yīng)該有組織賦予的崗位和角色關(guān)系的，就是誰(shuí)對(duì)誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)是誰(shuí)的上級(jí)，這樣的矩陣可以建立相應(yīng)的控制關(guān)系。舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)，一個(gè)員工請(qǐng)假，系統(tǒng)需要識(shí)別他是哪個(gè)級(jí)別，屬于哪個(gè)部門(mén)，他的請(qǐng)假要提交給誰(shuí)。
表單_表單是系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的信息，就像我們?cè)诂F(xiàn)實(shí)中流程也總是要用到表單一樣，信息通過(guò)她們實(shí)現(xiàn)傳遞、轉(zhuǎn)化和累積，她們是流程路徑的縮影。
數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)_輸入的和流轉(zhuǎn)的信息都可以在系統(tǒng)中儲(chǔ)存起來(lái)，我們需要告訴系統(tǒng)記錄和存儲(chǔ)哪些信息，這樣信息存儲(chǔ)是需要有格式和結(jié)構(gòu)的。結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)能夠被很好的應(yīng)用，就像我們建一個(gè)倉(cāng)庫(kù)總是要清楚的分區(qū)、建目錄一樣。
報(bào)表_業(yè)務(wù)都是需要管理的，IT系統(tǒng)必須為管理提供支持和服務(wù)，這就需要進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和報(bào)告。必須告訴系統(tǒng)我們需要什么樣的報(bào)表，給她輸入相應(yīng)的算法和公式，她們才會(huì)給我們提供需要的結(jié)果。報(bào)表的設(shè)計(jì)常常被忽視，因?yàn)樗齻兛雌饋?lái)似乎沒(méi)有業(yè)務(wù)本身那么重要，實(shí)際這個(gè)部分可以為管理提供直接的支持，很能體現(xiàn)管理的智慧。
以上這些內(nèi)容是需求的核心要素，如果我們能清楚的表述她們，后面的技術(shù)本身通常沒(méi)有什么障礙。這些要素的獲取是沿著“業(yè)務(wù)_功能_技術(shù)_數(shù)據(jù)”這條線(xiàn)來(lái)思考的，核心的就是流程，因?yàn)榱鞒炭偸且休d這些要素。如果我們能夠把流程梳理清楚，并且匹配這些要素，一切也就豁然開(kāi)朗。
企業(yè)并不總是要自己開(kāi)發(fā)信息系統(tǒng)，很多時(shí)候是對(duì)成型信息系統(tǒng)的實(shí)施和應(yīng)用。實(shí)施這樣的系統(tǒng)就是要比對(duì)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)邏輯和成型系統(tǒng)之間匹配的關(guān)系，哪些部分是要配置的，哪些是要應(yīng)用的。
信息化的實(shí)質(zhì)是業(yè)務(wù)變革
開(kāi)發(fā)或者應(yīng)用IT系統(tǒng)，不管這個(gè)系統(tǒng)是大的還是小的，都可以視作是一種業(yè)務(wù)模式的變革，差別只是變革的規(guī)模不同而已。
像ERP這樣的大型IT系統(tǒng)對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，是一次非常大的變革。通常有一定規(guī)模的企業(yè)至少要準(zhǔn)備一年以上的時(shí)間，否則倉(cāng)促上線(xiàn)就很難能夠成功。首先總是要從業(yè)務(wù)模式設(shè)計(jì)和流程梳理開(kāi)始，最終實(shí)現(xiàn)與系統(tǒng)的匹配和平穩(wěn)運(yùn)行。
人們說(shuō)，信息化能夠讓企業(yè)管理和業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)水平上一個(gè)臺(tái)階，其實(shí)我們應(yīng)該這樣理解，是你的管理和業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)水平通過(guò)設(shè)計(jì)和變革上了一個(gè)臺(tái)階，IT只是最后幫助我們將結(jié)果固化下來(lái)而已。
還有一些比較小的IT系統(tǒng)，涉及到的業(yè)務(wù)相對(duì)簡(jiǎn)單，比如OA系統(tǒng)。她們的應(yīng)用與人工操作也總會(huì)形成差異，對(duì)于這樣的系統(tǒng)應(yīng)用我們也是要經(jīng)過(guò)設(shè)計(jì)的。有時(shí)候就是因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)的簡(jiǎn)單而我們忽視了設(shè)計(jì)，最后不是給我們帶來(lái)了效率的提升，而卻是相反的結(jié)果。
比如有些企業(yè)中涉及到會(huì)簽的活動(dòng)，原本應(yīng)該是一個(gè)小組通過(guò)溝通的方式來(lái)完成的工作，類(lèi)似于討論和評(píng)審，這樣的活動(dòng)放在IT系統(tǒng)中就失去了信息充分交流的作用，通過(guò)會(huì)簽完全達(dá)不到我們預(yù)想的結(jié)果。于是現(xiàn)實(shí)操作中人們就選擇首先線(xiàn)下交流，然后在信息系統(tǒng)中再各自去會(huì)簽，這樣的設(shè)計(jì)實(shí)在是雞肋，不如從前直接線(xiàn)下完成來(lái)得實(shí)在而且有效率，這樣的變革還是不做的好。
一個(gè)從流程思考的需求示例
這是一個(gè)企業(yè)的案例，他們準(zhǔn)備開(kāi)發(fā)采購(gòu)IT系統(tǒng)。首先要做的就是構(gòu)建完整的采購(gòu)業(yè)務(wù)框架。
在這樣的業(yè)務(wù)框架中，我們要考慮哪些功能需要在IT系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，同時(shí)與其他系統(tǒng)有什么接口，以及其他管理功能之間的輸入輸出關(guān)系。系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)功能包括_采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)立項(xiàng)、簽訂合同、采購(gòu)驗(yàn)收、發(fā)起付款、合同變更。需要考慮和PMC系統(tǒng)、倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的接口，需要預(yù)算管理、供應(yīng)商名錄管理功能提供輸入。這是一個(gè)在業(yè)務(wù)架構(gòu)基礎(chǔ)上的初步思考。
接下來(lái)我們描述每一個(gè)業(yè)務(wù)功能的流程圖，這樣的流程圖是全要素的，包括活動(dòng)、邏輯關(guān)系、輸出輸出的信息、活動(dòng)的角色、應(yīng)用的表單等等。
以這樣流程圖為基礎(chǔ)我們可以去設(shè)計(jì)，哪些流程活動(dòng)需要在IT系統(tǒng)中運(yùn)行，將這些活動(dòng)連接起來(lái)，我們也就知道了需要哪些信息以及她們傳遞的路徑，還有哪些崗位和角色會(huì)參與其中。如此我們可以按圖索驥，把整個(gè)系統(tǒng)需要運(yùn)行的流程活動(dòng)以及她們的要素都詳盡的表現(xiàn)出來(lái)。
一句話(huà)_設(shè)計(jì)越詳盡，實(shí)現(xiàn)越簡(jiǎn)單。
當(dāng)然在這個(gè)過(guò)程中，我們可以去思考對(duì)業(yè)務(wù)模式和現(xiàn)有流程進(jìn)行變革，去思考各種管理方法的應(yīng)用和管理需求的滿(mǎn)足，除非你覺(jué)得現(xiàn)實(shí)已經(jīng)足夠完美。
通過(guò)這樣的方式進(jìn)行IT需求的設(shè)計(jì)，相信你的系統(tǒng)不會(huì)有令人頭痛的瓶頸，也許IT團(tuán)隊(duì)會(huì)給你一個(gè)熱情的擁抱。
（《老包講流程第25講、第26講》文字修訂版，本文最早發(fā)表于2021年6月，再稿經(jīng)過(guò)內(nèi)容增補(bǔ)）
